XRechnung oder ZUGFeRD? Die Unterschiede einfach erklärt
Wenn Sie sich mit der E-Rechnung beschäftigen, stolpern Sie sofort über zwei Begriffe: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind gültige E-Rechnungsformate nach EN 16931 — aber sie funktionieren unterschiedlich. Hier der praktische Vergleich.
XRechnung: das reine Datenformat
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält ausschließlich die strukturierten Rechnungsdaten — keine sichtbare, für Menschen gestaltete Rechnung. Ein Mensch kann die Datei zwar öffnen, sieht aber nur Code. Verarbeitet wird sie von Software.
Die XRechnung ist der verpflichtende Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G — Business to Government). Wer an Behörden, Ämter oder die öffentliche Verwaltung fakturiert, kommt an der XRechnung nicht vorbei.
ZUGFeRD: PDF und Daten in einem
ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format. Es kombiniert ein ganz normales, lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Für den Menschen sieht es aus wie eine klassische Rechnung — die Maschine liest gleichzeitig die strukturierten Daten aus dem eingebetteten XML.
Das macht ZUGFeRD besonders praktisch im B2B-Bereich: Ihr Kunde kann die Rechnung wie gewohnt ansehen und ausdrucken, seine Buchhaltungssoftware verarbeitet sie aber automatisch. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.3.
Der direkte Vergleich
- XRechnung: reines XML, nicht menschenlesbar, Pflicht für Behörden (B2G).
- ZUGFeRD: PDF + eingebettetes XML, menschen- und maschinenlesbar, ideal für Geschäftskunden (B2B).
- Beide erfüllen die EU-Norm EN 16931 und damit die deutsche E-Rechnungspflicht.
💡 Faustregel: Für Behörden brauchen Sie XRechnung, für Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist die komfortablere Wahl. Am besten kann Ihre Software beides.
Welches Format soll ich nutzen?
Sie müssen sich nicht festlegen — eine gute Rechnungssoftware erzeugt beide Formate. Bürofix erstellt zu jeder Rechnung sowohl die XRechnung als auch eine ZUGFeRD-konforme Datei. So sind Sie für jeden Empfänger gerüstet, egal ob Behörde oder Geschäftskunde.