Rechnung schreiben: Diese Pflichtangaben braucht jede Rechnung
Eine Rechnung ist schnell geschrieben — aber fehlt eine Pflichtangabe, kann Ihr Kunde den Vorsteuerabzug verlieren und Sie bekommen Ärger mit dem Finanzamt. Diese Checkliste zeigt, was nach § 14 UStG auf jede Rechnung gehört.
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (also Ihres Betriebs).
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Ihres Kunden).
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer.
- Menge und Art der gelieferten Produkte bzw. Umfang und Art der Leistung.
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum).
- Das Nettoentgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen.
- Der anzuwendende Steuersatz (19 % oder 7 %) und der Steuerbetrag.
- Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (z. B. Skonto), falls zutreffend.
💡 Tipp: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto reichen vereinfachte Angaben. Trotzdem schadet eine vollständige Rechnung nie.
Sonderfall Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Wichtig: Auf der Rechnung darf dann auch kein Steuersatz und kein Steuerbetrag stehen. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Rechnung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Häufige Fehler, die Geld kosten
- Doppelte oder fehlende Rechnungsnummern — die Nummerierung muss lückenlos und einmalig sein.
- Fehlendes Leistungsdatum — das Ausstellungsdatum allein genügt nicht.
- Falscher oder fehlender Steuersatz — führt beim Kunden zum Verlust des Vorsteuerabzugs.
- Bei Kleinunternehmern: versehentlich ausgewiesene Umsatzsteuer — die schulden Sie dann tatsächlich dem Finanzamt.
So vermeiden Sie Fehler automatisch
Eine Rechnungssoftware sorgt dafür, dass keine Pflichtangabe vergessen wird: fortlaufende Nummern, korrekter Steuerausweis, Kleinunternehmer-Hinweis auf Knopfdruck. Bürofix füllt all das automatisch aus Ihrem Firmenprofil — Sie geben nur noch Kunde und Leistung ein, der Rest stimmt von selbst.